Úspěšně podnikáte, a přesto máte čas

8 klíčových tipů jak efektivně hospodařit s časem

8 klíčových tipů jak efektivně hospodařit s časem

Neztraťte se v čase a naučte se jak efektivně hospodařit s časem! I drobné změny mohou mít velký přínos pro firmu či vás mohou nasměrovat nahoru v kariérním postupu. Snažte se využívat čas ve svůj prospěch a vlastní potenciál zúročte co nejvíce. Aktuálnost a průběžná informovanost vám pomohou zapracovat na tom, abyste efektivně a rychle zvládali všechny oblasti vašeho podnikání.

 

1/ Telefonování

Zvonící telefon nejednomu z nás ubral drahocenný čas. Dá se to přirovnat překážkám při chůzi za konkrétním účelem. Jdete někam, za nějakým cílem, koncentrujete se, nemůžete se zdržovat, ale přesto vám někdo pořád podráží nohy. Po vyrušení telefonátem vyžaduje návrat k dané problematice čas a koncentraci. Tím se dostáváte do časové tísně či rovnou musíte přistoupit k možnosti, že nestihnete naplánovanou práci nebo nedodržíte, co jste slíbili. Čím více je vaše práce kreativní, tím více musíte pracovat na tom, abyste pracovali v prostředí, které neruší. Nejlepším řešením je vypnutí mobilu.

Chci efektivně hospodařit s časem. Co mám dělat, když zapnutý mobil zazvoní?
- Po zazvonění mobilu se ihned rozhodněte, zda se jedná o vyrušení malé (nedůležité), nebo velké (důležité). Snažte se během tří vteřin rozhodnout, jestli je hovor pro vás přínosný.

Kdo volá? Neznámé číslo? Manželka z porodnice? Dle svých hodnot určete, zda se jedná o záležitost velké či menší důležitosti.

- Pokud se jedná o na první pohled méně důležitou věc, odložte hovor na později.
- Jedná-li se o významnou záležitost (volá šéf či důležitý klient), přerušte dosavadní činnost, uklidněte mysl, zvedněte telefon a plně se věnujte požadavkům a potřebám volajícího. Po hovoru se opět v klidu nalaďte na předchozí činnost.

 

2/ SMS a e-maily

SMS
Pro SMS platí to samé, co jsem uvedl u telefonátů. SMS mají bezesporu své výhody, neruší adresáta (kromě krátkého zvukového oznámení), pokud vám přijde SMS, není nutné ihned na ni reagovat a přerušovat jednání. Věnujte se jejímu vyřízení při první možné pauze. Výhodou odepisování je možnost promyslet si správné formulování hlavní myšlenky. SMS také nutí člověka, aby byl stručný a výstižný.

Jak napsat SMS, abyste z ní měli maximální přínos:
Vyjadřujte se výstižně. Proč po adresátovi něco chcete, co konkrétně po něm chcete, a co bude z toho mít, když vám vyhoví.

Obecná struktura správně napsané esemesky: popis problému – jeho řešení – přínos

E-maily
Denně musíte zvládnout spoustu e-mailů. V tomto případě se hodí technika rychločtení. Tiché čtení je též výborným nástrojem zpracování informací v krátkém čase a efektivní hospodaření s časem.

Nikdy neseďte nečinně nad otevřenou e-mailovou schránkou. Pracujte na tom, abyste zbytečně neztráceli čas čekáním na odpověď. E-maily nejsou chat. Místo toho v e-mailu slušně a jednoduše zdůrazněte kdo, co, do kdy má být hotovo, aby se stalo….

Po příchodu e-mailu udělejte rychlou analýzu, abyste měli představu o přínosnosti jeho obsahu. Na správně provedenou analýzu by mělo navázat minimálně sedm možných kroků:

  1. Nečíst
  2. Na 99 % smazat
  3. Odložit
  4. Delegovat
  5. Projít e-mail, najít potřebné, případně potvrdit nepřítomnost určitého údaje, apod.
  6. Zjistit si informace na střední úrovni (vyjádřete podstatu maximálně v sedmi bodech, vystihněte zhruba třemi větami hlavní myšlenku)
  7. Nastudovat, mít detailní přehled o daném obsahu

 

3/ Konflikty pohlcují čas, ale při správném zvládnutí nás také posouvají dál

Konflikty jsou nedílnou součástí komunikace mezi lidmi i v podnikání. Bezkonfliktnost lze zajistit snad jen úplnou ztrátou ambicí, což má za následek úpadek podnikání a výraznou osobní submisivitu. Nesnažte se tedy konfliktům vyhýbat, ale snažte se je co nejlépe zvládat.

Pouhých 20-30 % problémů s časem způsobuje rozdílnost zájmů. Zbytek je zakotven v komunikačních chybách.

Tři nejčastější konce konfliktu:

  1. Názorová rozdílnost většinou končí mentální únavou a znechucením obou stran.
  2. Oponenti se rozcházejí s rozhodnutím, že to jeden druhému pěkně “zavaří”.
  3. Zúčastněné strany záměrně vyvolávají rozbroje.

Jak vyzrát na konflikt

  1. V první fázi mlčte, neprovokujte. Nechte druhou stranu, ať to ze sebe dostane.
  2. Když už nebudete mlčet, uznejte agresorovo právo na názor.
  3. V názoru mu zcela ustupte, pocítí zadostiučinění i přesto, že ve věcné rovině jste neustoupili ani o centimetr.
  4. Podejte agresorovi pomocnou ruku: “Rozumím a chápu, že vás to rozčiluje (štve, irituje, hněvá,…). Vaše argumenty si rád a pozorně vyslechnu, abych jim mohl porozumět.”
  5. Vyzvěte a směřujte agresora k vyjádření další výtky, a to zcela klidným hlasem: „Věřím, že jste minimálně tak dobrý vyjednávač (odborník, nezaujatý člověk,…) jako já, a že následně vyslechnete i mé argumenty přinejmenším stejně tak pozorně.”

Zmíněný přístup k vyjednávání zcela potlačil špatně vyhlížející konflikt.

 

4/ Stres

Nejčastějším zdrojem stresu bývají vysoké nároky. Neustálý stres má neblahé následky na naši práci i naše zdraví. K jeho překonání musíte vynaložit nemalé úsilí a velkou dávku energie. Avšak bez něj to v životě nejde a určitá míra stresu nám posiluje organismus.

Někteří lidé pociťují únavu nebo znechucení, neboť mají jednotvárnou práci. Velmi vytížení lidé zase zažívají nepříjemný pocit prázdnoty, přecházející až do pocitu nenahraditelné ztráty času či dokonce v pocit viny, který se může objevit při nečekané nečinnosti.

Co dělat a nedělat ve stresových situacích

  1. Nesnažte se dělat zásadní rozhodnutí.
  2. Udržte si odstup a nadhled.
  3. Mějte širší pohled v souvislostech.
  4. Pokud máte možnost odejít ze stresového prostředí (situace), udělejte to. V ústraní se uklidněte, pak se vraťte a danou situaci vyřešte.

 

5/ Rozzlobí se každý, ale mistr se rychle uklidní

Rozhněvat se umí každý, ale jen málokdo zvládne nastalou situaci uklidnit a obrátit ve svůj vlastní prospěch. Emoce jsou v těchto případech špatným rádcem. Můžete se dostat až do vyhroceného konfliktu, který lze přirovnat k boxerskému zápasu v ringu. Negativní emoce zastírají správný úsudek, a proto je zapotřebí, naučit se tyto emoce dokonale ovládat. Jen tak dokážete efektivně hospodařit s časem a dosáhnout svých cílů.

V životě se nevyhnete hněvu ani zlobě. Je pouze na vás, do jaké míry jste schopni příslušný vztek korigovat, zkrátit či zjemnit. Zvládnutí akutního stresu na jednáních a poradách pro vás bude výhoda. Získáte tím značnou úsporu času a navýšíte vlastní efektivitu práce.

 

6/ Rychlá relaxace

Mějte na paměti, že součástí dobrého time managmentu je i umění rychlé relaxace. Naučte se odpočinout si během několika minut. Usnadní a urychlí to vaši práci i zintenzivní a zpřesní vaše úsilí.

V dnešní době je zapotřebí, aby se člověk soustředil jen na to, v čem je nejlepší a ostatní práci delegoval na své spolupracovníky. Pokud jste nejvýkonnější a pracujete ze všech sil, lze očekávat jen ty nejlepší výsledky.

Tipy na rychlou relaxaci

  1. Zavřete na chvíli oči. Eliminujete tak rušivé vizuální podněty a umožní vám to bezprostřední odpočinek. Snažte se myslet úplně na něco jiného.
  2. V průběhu dne si dopřejte krátkou sprchu – vrátí se to na výkonnosti a kreativitě.
  3. Protažení, dřepy, svižná procházka nebo chůze po schodech zajistí jasnou mysl.

 

7/ Jak využít prostojů

Každý den se objeví časové úseky, kdy na něco nebo někoho čekáte – cesta domů, čekání na klienta, zrušená schůzka, atd. Pak rychle řešíte, jak tento prostoj vyplnit. Pokuste se den předem naplánovat možné aktivity, které byste v případě časového okna realizovali. Pomohou vám z krátkodobého hlediska i v dlouhodobém horizontu. Můžete se učit cizí jazyk, číst knihy, poslouchat motivační nahrávky, vyřizovat resty, atp.

Tipy

  1. Využívejte čas strávený při cestování a čekání.
  2. V případě, že se dostavíte na předem smluvenou schůzku ve stanovený čas, ale druhá strana podle slov sekretářky „musí dořešit něco neodkladného“, hraje s vámi pouze hru. Snaží se, abyste „vyměkli“, ztratili ostražitost a začali pochybovat o hodnotě nabízeného. Chce tím pro sebe sjednat výhodnější podmínky. Z osobní zkušenosti v těchto situacích vytáhnu knihu či tablet a věnuji se potřebným a vzdělávacím aktivitám. Když se otevřou dveře a jsem vyzván, že mohu vejít, zdvořile odpovím: ,,Už? Hned, jakmile tady dokončím rozdělanou práci.“ A najednou on musí chvilku čekat na mne, tudíž zjišťuje, že jsme si rovni.
  3. Při cestování používejte výukové nahrávky, ale neposlouchejte je déle než hodinu v kuse.
  4. Pokud se učíte cizí jazyk, mějte při sobě vždy kartičky se slovíčky.
  5. Čas můžete využít i k relaxaci a odpočinku např. při delších cestách.

 

8/ Rychločtení

Každý den musíme zvládat velký příval informací. Žijeme ve světě, v němž je umění rychlé orientace a bleskového zhodnocení přínosu příchozí pošty nepopiratelnou výhodou.

Tuto analýzu můžete provádět amatérsky (běžným způsobem čtení), nebo profesionálně (prostřednictvím rychločtení).


Přínosy rychločtení:

  1. Lépe porozumíte obsahu.
  2. Uspoříte čas.
  3. Vaše oči bude méně unavené.
  4. Ze čteného textu si více zapamatujete.
  5. Zjistíte a zapamatujete si hlavní myšlenky čteného textu.
  6. Oddělíte důležité od zbytečného.

Trénovaný čtenář, který ovládá techniky rychločtení, zkracuje čas potřebný na čtení minimálně o třetinu. Díky pravidelnému cvičení můžete číst až 1 000 slov za minutu. Ke kvalitnímu zvládnutí rychločtení doporučuji výborný online kurz Rozečti se.
 

Závěr

Efektivní rozvržení pracovního času, ale vlastně i celého života závisí na stanovování priorit. Plňte závazky a povinnosti v pořadí dle jejich důležitosti. V mnoha společnostech již mají se zaváděním zásad time managementu skvělé zkušenosti. Přesně vymezené časy pro různé činnosti a promyšlenost jejich provedení přinese na základě Paretova zákona 80 % výsledků a pouze 20 % nutné časové zainteresovanosti. Zbavte se zbytečností a věcí, které vám zabírají čas, a zaměřte svoji pozornost výhradně na podstatné události. Snažte se organizovat pracovní i mimopracovní čas efektivně, neboť jen tak se budete ubírat směrem, kterým chcete.

Jaké metody používáte vy? Stačí metodu napsat do komentářů. Můžete tak pomoci ostatním lidem, děkujeme.

 

8 klíčových tipů jak efektivně hospodařit s časem by

Zanechat odpověď